Főoldal    Referenciák     Szolgáltatásaink  Szoftver Kapcsolat

 
 
 
 
 

’Prémium’ Szolgáltatáscsomag

Teljes körű projektmenedzsment szolgáltatás uniós projektek megvalósítóinak

 

Prémium szolgáltatáscsomagunk olyan projektgazdák számára a legmegfelelőbb, akik a megvalósítás adminisztratív részleteivel nem kívánnak házon belül foglalkozni, így a projektmenedzsment feladatokat teljesen kiszerződnék olyan szervezetnek, ahol biztosítottnak látják a projekt professzionális lebonyolítását amellett, hogy minden fontos döntésben szabad kezet kapnak.

Informatikai támogatottsággal is rendelkező tevékenységeink – a Megrendelő igényeivel összhangban – az alábbiakat foglalják magukba:

 

Részletes projektterv elkészítése

A projektek végrehajtásának kulcsfontosságú fázisa a pályázatban vállalt, és a támogatási szerződés által előírt feladatok és kötelezettségek pontos felmérése, megtervezése, határidőhöz és felelőshöz rendelése. Cégünk vállalja, hogy a pályázat alapján, a projektgazdával egyeztetve elkészíti a projekt részletes feladattervét. Ez szolgál alapjául az általunk biztosított informatikai rendszer projekt-specifikus paraméterezésének is, amely a menedzsmentet a megvalósítás teljes szakaszában segíteni fogja. A tevékenység kimeneteként elkészül a projekt részletes ütemterve; GANTT diagramja; határidőzött, felelősre szabott feladatlistái; valamint az informatikai rendszer adott projektre kialakított work-flow rendszere.


 

A projekt előrehaladásának nyomon követése

A cégünk által a projektgazdák számára hozzáférhetővé tett informatikai rendszer, amely a projekttervek alapján projekt specifikus adatokat tartalmaz, folyamatos támogatást nyújt a projekttevékenységek nyomon követéséhez, a határidős feladatok figyeléséhez, vezetői információk kinyeréséhez. A rendszer folyamatos töltése segíti a megvalósítókat a döntéshozók, a támogató, és az auditorok felé történő adatszolgáltatásban. Az esetleges csúszásokkor kialakuló átütemezéseket kezelni lehet vele, és a projektgazdával – igény szerint a támogatóval - történő egyeztetése is feladatunk. Ezek alapján a projektek előrehaladásának teljes követését cégünk biztosítja, az informatikai rendszer folyamatos feltöltésével, az átütemezések kezelésével, a vezetői információk nyújtásával.


 

A projekt adatainak rendszerezett gyűjtése

A projektek adatainak rendszerezett gyűjtése jelentősen segíti a döntéshozók, a támogató, és a különböző auditok felé történő adatszolgáltatást. Mind az adatok folyamatos töltéséért, mind azok naprakészségéért cégünk felelősséget vállal. Az adatstruktúra tartalmazza a költségvetés bontását is.


 

A projekt lebonyolításának adminisztrációjához szükséges sablonok rendelkezésre bocsátása

A projektek során számos olyan dokumentumra van szükség, amelyek elkészítése rendkívül időigényes. Ilyenek például - a teljesség igénye nélkül - a megbízási szerződések, teljesítési igazolások, jelenléti ívek, közbeszerzési dokumentáció, jelentés sablonok, átadás-átvételi bizonylatok, műszaki ellenőrzési jegyzőkönyvek, stb. Cégünk a projektmenedzsment rendelkezésére bocsátja a projekt során felmerülhető sablonokat, amelyeket megfelelő szakemberekkel (jogászokkal, közbeszerzési szakértőkkel, műszaki szakértőkkel, stb.) dolgoztatott ki. A projekt során keletkező dokumentáció megfelelő elkészítése cégünk feladata.


 

A projekt során létrejövő dokumentumok fizikai és elektronikus rendszerezése, archiválása

A zökkenőmentes lebonyolítás, valamint a hosszú megőrzési kötelezettség miatt a projekt során létrejövő dokumentumok áttekinthetősége különösen fontos. Az informatikai rendszer – bár nem iktató rendszer – alkalmas arra, hogy a projekt során létrejövő, beszkennelt dokumentumokat, projektmenedzsment szempontból megfelelő struktúrában kezelje. Cégünk az elektronikus megőrzésen felül biztosítja a dokumentációk feltöltését a rendszerbe.


 

Projektkoordináció

A projektkoordináció leginkább egy projektvezető által valósul meg. A projektvezető koordinálja a projekt különböző aspektusain dolgozó szakemberek munkáját, és biztosítja azt, hogy a projekt minden része időben és koherenciában kerek egészet alkosson. A projekthez dedikált projektvezetőt cégünk biztosítja alaphelyzetben cégünk székhelyén, átlagosan heti egy látogatással a projekt helyszínére. Amennyiben a projekt úgy kívánja, külön megegyezés keretében a projektvezető a projekt helyszínén tartózkodik a projekt teljes időtartama alatt.


 

Közreműködés a projekttel kapcsolatos auditok adatszolgáltatásában

A támogatási rendszerek különböző ellenőrzés tűrési kötelezettségeket írnak elő. A projekt során kiszámítható helyszíni ellenőrzéseken túl egyéb audit is történhet a projektnél (KEHI, ÁSZ, EUB, stb.) Ezek az auditok különböző adatszolgáltatási kötelezettségeket is keletkeztethetnek. Az auditokra történő felkészülés időigényes feladat. Cégünk a teljes audit során kapcsolatot tart az ellenőrzést végzőkkel, elkészíti az adatszolgáltatást, rendszerezi a dokumentációt, és részt vesz a helyszíni ellenőrzésen.


 

Kapcsolattartás a támogató intézményrendszerrel

A közreműködő szervezetekkel történő kapcsolattartás mindennapos része az uniós projektek végrehajtásának. Az állásfoglalások kérése, az adatszolgáltatás, a hiánypótlások kezelése, az információs fórumokon való részvétel mind része ennek a kapcsolattartásnak. A projektgazda meghatalmazásával cégünk kompetenciahatárain belül folyamatosan ellátja a közreműködő szervezetekkel történő adminisztratív kapcsolattartás feladatait.


 

Adatszolgáltatási kötelezettségek nyomon követése

Adatszolgáltatási kötelezettségek a projekt során keletkezhetnek elsősorban a támogató, a hatóságok, és a döntéshozók felé, amely határidőben történő kiszolgálása része a projekt sikeres végrehajtásának. Adatszolgáltatási kötelezettségek lehetnek a szerződéskötési eljárás során, a jelentések befogadásánál, a kifizetések megtörténtekor, stb. A projektgazda adatszolgáltatási kötelezettségeit cégünk nyomon követi, és határidőben elkészíti a benyújtandó anyagokat.


 

A projekt adatainak feltöltése az előírt informatikai rendszerekbe

A támogató által működtetett informatikai rendszerekbe (jelenleg elsősorban EMIR) a projektgazdáknak kötelező biztosítani a megfelelő adatok feltöltését. (Pl. keletkezett számlák, stb.) Cégünk feltölti a projekt során keletkezett adatokat az informatikai rendszerbe.


 

A projekthez kapcsolódó jelentéstételi követelmények nyomon követése, a jelentések elkészítése, benyújtása a támogató felé (PEJ, ZPEJ, stb.)

Minden projektnek meghatározott időközönként projekt előrehaladási jelentést kell benyújtania a Támogató felé. Ezen jelentések elkészítése, a szükséges háttérdokumentumok összegyűjtése, valamint a hiánypótlások kezelése a projekt adminisztrációjának szerves része, mely időigényes menedzsment feladat. Cégünk nyomon követi a jelentéstételi kötelezettségeket, és elkészíti a jelentéseket, és azok háttéranyagait.


 

A projekt szerződéskötéséhez szükséges dokumentumok összeállítása

A támogatói döntés kézhezvételekor a projektgazdának kötelessége a levélben foglalt dokumentumokat beszerezni, a költségvetéseket a bíráló bizottság döntésének megfelelően átdolgozni. Cégünk összegyűjti, és a projektgazdával konzultálva előkészíti a szerződéskötéshez szükséges anyagokat.


 

Projektirányítási kézikönyv elkészítése

A projektirányítási kézikönyv részleteiben fekteti le a projekttel kapcsolatos feladatok, döntések, kötelezettségvállalások felelősségi rendszerét a projektgazda szervezet döntéshozói és munkatársai, valamint a projekttel foglalkozó menedzsment között. A konzorciumban pályázó szervezetek esetében különösen hasznos a projektirányítási kézikönyv, ami a konzorciumi szerződésnél jóval részletesebben fekteti le az együttműködés alapjait. Cégünk a projekt elején a projektgazdával egyeztetve elkészíti a projektirányítási kézikönyvet.


 

A projekt likviditási tervének elkészítése, a likviditás folyamatos nyomon követése

Mivel az uniós projektek utófinanszírozásúak, a projektek sikerességének egyik záloga a likviditás fenntartásának biztosítása a projekt teljes megvalósítási időszaka során. A likviditás nem csak a projektgazda rendelkezésére álló források függvénye, hanem többek között múlik a támogatóhoz benyújtott kifizetési kérelmek rendszerességén, minőségén, a szállítók kifizetésének módján, a projektben felmerülő költségek ütemezésén. A pontos likviditási terv elkészítése a projekt indulásakor segít abban, hogy a projektgazda meghatározza, hogy mekkora likvid tőkére lesz szüksége melyik projektidőszakban; hogyan ütemezze a kiadásait; milyen sűrűn nyújtson be fizetési kérelmet; és milyen feltételekkel egyezzen meg a beszállítóival. A likviditás megtervezése már komolyan segíti a végrehajtást, azonban a likviditás valós alakulásának nyomon követése lehetővé teszi az esetleges likviditási gondok felmerülésének korai jelzését, és kezelését. Mind a likviditás tervezése, mind a likviditási helyzet nyomon követése cégünk feladata.


 

A kifizetések ellenőrzése az elszámolhatóság, és a formai megfelelőség szempontjai szerint

Annak érdekében, hogy a projektek támogató felé történő elszámolásakor ne keletkezzen probléma, hiánypótlás, és a kifizetés mielőbb megtörténhessen, a szállítók kifizetése előtt kell fokozott körültekintéssel eljárni. Különös figyelmet kell fordítani arra, hogy a költség elszámolható legyen; a szállító feleljen meg azoknak a dokumentációs követelményeknek, amiket a támogató előírt; minden háttér-dokumentáció a projektgazda rendelkezésére álljon; és a kifizetendő számla formailag és tartalmilag megfelelő legyen. Cégünk feladata a kifizetések teljes körű ellenőrzése.


 

A projekt költségeinek folyamatos összevetése az elfogadott költségvetéssel, szükség szerint átcsoportosítási javaslatok elkészítése a projektgazda felé

A támogatóval történő szerződéskötéskor kialakult költségvetéshez képest a valóságban időnként másképpen alakul a projekt költségstruktúrája. A költségvetési sorok túllépése, a közöttük történő átcsoportosítás ugyan lehetséges, de mértékétől függően bejelentés vagy szerződésmódosítás köteles. A legnagyobb probléma, ha a projektgazda úgy küldi be elszámolását, hogy az meghaladja a költségvetés adott sorait, mert a módosítások utólagos átvezetése időigényes, bizonytalan, és így megakaszthatja a kifizetéseket, veszélyeztetve a projekt likviditását. Cégünk folyamatosan nyomon követi a költségvetési sorok alakulását, és időben megteszi a támogató felé történő lépéseket.


 

Fizetési kérelmek benyújtása

A fizetési kérelmek képezik alapját a finanszírozás támogató általi teljesítésének. A fizetési kérelmek benyújtásához szükséges az összes számla felrögzítése, az azokhoz tartozó háttér dokumentáció összegyűjtése, az EMIR feltöltése, a teljesítésigazolások kiadása, az elszámolási csomag megküldése a közreműködő szervezet részére, és végül a hiánypótlások kezelése. A fizetési kérelmek helyes benyújtása jelentősen le tudja rövidíteni az utófinanszírozás időszakát. Cégünk összeállítja, és feltölti a projekt fizetési kérelmeit.


 

Szerződésmódosítási kérelmek elkészítése

Szerződésmódosításra szinte minden projekt esetében sor kerül. A kifizetések ütemének változása, a költségstruktúra módosulása, az indikátorok változása, a konzorciumi partnerek kilépése csak példák a szerződésmódosítások eseteire. A szerződésmódosítás folyamata rendkívül elhúzódhat, így fontos, hogy a beadott kérelem pontos, és feltételezhetően támogatható legyen. A nem támogatható elemek megjelenése a kérelemben többkörös egyeztetést von magával, amely a kérelem elbírálására vonatkozó határidőket újraindítja. A szerződésmódosítási kérelmek elkészítése, és leegyeztetése a támogatóval cégünk feladata.


 

Beszerzési terv elkészítése

A projekt indításának időpontjában fontos elkészíteni a beszerzési tervet, amely minden a projekt során megvásárolandó szolgáltatás, eszközbeszerzés vagy beruházás esetében megvizsgálja, hogy azt mikor, milyen eljárás keretében kell megrendelni, milyen tételekkel kötelező egybeszámítani, és milyen átfutási idővel szerezhető be. A beszerzési terv pontos kidolgozottsága különösen fontos feltétele annak, hogy mind a projekt ütemezése tartható legyen, mind a felmerülő költségek elszámolhatóak legyenek. A beszerzési tervet cégünk elkészíti a projektgazdával konzultálva.


 

Közreműködő vállalkozók kiválasztása, leszerződése, feladataik definiálása

A projektben közreműködő szakemberek, szolgáltatók, beszállítók kiválasztása kulcsfontosságú a projekt sikere szempontjából. Feladataik és szerződéses feltételeik pontos definiálása sok későbbi problémától óvja meg a projektet. A vállalkozók kiválasztása a projektgazda közreműködésével történik, azonban feladataik definiálását, valamint a szerződéskötést a projektgazdával konzultálva, cégünk végzi.


 

Kapcsolattartás a beszállítókkal

A projektmenedzsment egyik legidőigényesebb része a beszállítókkal történő kapcsolattartás, amelyet cégünk a projekt során folyamatosan ellát.


 

Értelmezési kérdések/tanácsadás

Az uniós projektek végrehajtása egy viszonylag bonyolult jogszabályi és eljárásrendi környezetben valósul meg. A projektek során számos olyan kérdés merül fel, amelynek értelmezése külön utánajárást igényel. Cégünk a projekt teljes időtartama alatt vállalja az értelmezési kérdések megválaszolását, és az állásfoglalások beszerzését.


 

Képzés

Amennyiben a projektgazda oldalán dolgozik a projektben munkavállaló, úgy a projektmenedzsmentben való részvételre történő felkészítésüket cégünk vállalja.


 

Prémium csomagunkhoz különböző kiegészítő szolgáltatásokat is lehet rendelni, amely tovább segítheti a helyi menedzsment munkáját.

 

Néhány szó az informatikai rendszerünk felhasználó oldali használatáról

 

A szolgáltatáscsomag áttekintő, nyomtatható verzióját letöltheti itt.
Főoldal | Szolgáltatásaink | Kapcsolat | Oldal tetejére
 2009 Tridev Kft